home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Magnum One / Magnum One (Mid-American Digital) (Disc Manufacturing).iso / d10 / qeasy.arc / ADDRESS.DOC next >
Text File  |  1990-07-06  |  13KB  |  275 lines
  1.  
  2.  
  3.                      T h e   Q u i c k   &   E a s y
  4.  
  5.  
  6.                    A d d r e s s  &  P h o n e  B o o k
  7.  
  8.  
  9.                                Version 1.0
  10.  
  11.  
  12.  
  13.           The Quick & Easy Address & Phone Book is, as the name
  14.         implies, an easy to use address and phone number manager.
  15.         Quick & Easy allows for searches based on first and last
  16.         name fields, provides listings of your addresses on screen,
  17.         supports a variety of print options, those of a master list
  18.         (all entries), telephone listing (again, all entries), and
  19.         the ability to print single entries on envelopes and/or
  20.         labels, ASCII export capability, as well as a command line
  21.         option, allowing quick look up of a single entry when that's
  22.         all you need.  And every option is just a keystroke or two
  23.         away.
  24.  
  25.           You will find Quick & Easy extremely easy to use, and
  26.         therefore it is almost entirely self-explanatory, but what
  27.         follows will help clear up any ambiguities and clarify what
  28.         Quick & Easy is capable of.
  29.  
  30.  
  31.         Who is Quick & Easy for?
  32.  
  33.           Quick & Easy is designed with the home user in mind, one
  34.         who likes to keep an up-to-date address/phone listing
  35.         without tons of additional data for each person (birthday,
  36.         anniversary, company, etc.).  I wrote this program due to
  37.         the lack of simple dedicated address managers available,
  38.         commercial or otherwise.  I wanted something for myself that
  39.         was quick, clean, and a breeze to use - preferably without
  40.         spending a large sum of money.  I found that other programs
  41.         either did everything, or did what they did poorly
  42.         (specifically it was the interfaces that irritated me).
  43.         This is the result. If you need all these additional data
  44.         fields, you'll need either another program, or my forth-
  45.         coming business version of Quick & Easy.
  46.  
  47.  
  48.         What good is Quick & Easy?
  49.  
  50.           Quick & Easy will provide instant look up capability for a
  51.         name or address.  The command line option is especially
  52.         useful for when you need that single address or telephone
  53.         number 'now'.  Quick & Easy prints out your entire list of
  54.         addresses, or single addresses.  A nice option is its
  55.         ability to print an address on an envelope, something which
  56.         usually is more trouble than it's worth using many
  57.         applications.  Hopefully, it will make your life a little
  58.         easier.
  59.  
  60.  
  61.         What do I need to run Quick & Easy?
  62.  
  63.           Quick & Easy runs in color or monochrome.  A hard disk
  64.         will make your life easier (and the program run faster), as
  65.         well as allow you to save larger data files (Technically,
  66.         each entry occupies 136 bytes).  Regardless, Quick & Easy
  67.         will work on a single floppy system.  The program is not
  68.         memory resident.
  69.  
  70.  
  71.         Running Quick & Easy.
  72.  
  73.           The first time you load Quick & Easy, you can't do too
  74.         much.  You need to input names, addresses and phone numbers
  75.         first, which will be saved to disk once you decide to quit.
  76.         You should first choose the [A]dd Entry option, type in the
  77.         entry, and either hit F1 to save that single entry, F2 to
  78.         save that entry and continue entering other names and
  79.         addresses, or F3, which is the same as F2 except for the
  80.         fact that the city, state, zip code, and any area codes
  81.         present are preserved and act as the default values for the
  82.         next entry.  Hit Esc any time to exit or abort.  After
  83.         typing in an entry, the entry is automatically sorted (by
  84.         last name) and placed in alphabetical order with the rest of
  85.         the entries.
  86.  
  87.           Every time you quit Quick & Easy (Esc), it checks to see
  88.         if you've added, changed, or deleted any entries, and if so,
  89.         it updates the file ADDRESS.DAT.  If you have not made any
  90.         changes, it will not bother to save the file.
  91.  
  92.  
  93.         Search Options.
  94.  
  95.           Once you have a selection of addresses, you can [S]earch
  96.         for an entry by either [F]irst or [L]ast name (you need to
  97.         provide the program with either a complete name or the
  98.         first part of the name which you wish to find).  For
  99.         instance, if you wanted to find Scott Kral, you could search
  100.         by last name by only typing in either 'K', 'KR', 'KRA' or
  101.         'KRAL'.  The more incomplete the name, the more entries you
  102.         may have to wade through before you find the one which you
  103.         wish to find.
  104.  
  105.  
  106.         Print Options.
  107.  
  108.           There are several printing options available, ones which
  109.         print the entire list of entries and those which handle
  110.         single entries.  The [T]elephone print option alphabetically
  111.         prints a list of names and their respective home and
  112.         business telephone numbers plus any possible business
  113.         extension.  For example,
  114.  
  115.          Kral, Scott                (123) 456-7890  (123) 456-7890
  116.  
  117.         The [M]aster list provides a printed report containing name,
  118.         and address.  In this case, you'd print out
  119.  
  120.          Scott Kral, 783 Lurline Drive, Foster City, CA 94404
  121.                  Home: (123) 456-7890  Business: (123) 456-7890
  122.  
  123.         Finally, you may print out an entry individually and have it
  124.         centered for envelopes, if you wish.  All you need to do is
  125.         find the entry you want to print (via the [S]earch, [P]rint
  126.         Options or [L]ist menus) and pressing 'p'.  You will be
  127.         prompted for your preferences, such as a title.  If you need
  128.         to print out a list of names and telephone numbers, in a form
  129.         other than the [M]aster list option provides, you'll need to
  130.         export your data file to ASCII and print it out either through
  131.         another program or through DOS (See DOS' Print command).
  132.  
  133.  
  134.         Exporting Your Data File.
  135.  
  136.           As just mentioned, you may some time wish to [E]xport the
  137.         entire list of addresses to an external ASCII file, which in
  138.         Quick & Easy's case provides the file ADDRESS.TXT.  This
  139.         could be useful for use in other programs, such as word
  140.         processors.  If an existing ADDRESS.TXT file exists once
  141.         this option is selected, the older file will be overwritten.
  142.         This is the F1 option.
  143.  
  144.           You may also [E]xport your data file to a data file under
  145.         the name of ADDRESS.MRG for the purpose of mail-merging your
  146.         data into word processing documents.  It is in the following
  147.         format:
  148.  
  149.         First Name, Last Name, Street Address, City, State, Zip Code,
  150.         Home Area Code, Home Phone, Business Area Code, Business Phone,
  151.         Business Extention
  152.  
  153.         This order is important for defining the incoming data to your
  154.         word processor.  If any entries are blank, they are not spaces
  155.         but blanks, followed by a comma.  For example:
  156.  
  157.         Scott,Kral,783 Lurline Drive,Foster City,CA,94404,123,456-7890,,,
  158.  
  159.         This would be the result of my record if I had a home phone
  160.         number but no business number or extention.  Each entry is
  161.         separated by a carriage return.
  162.  
  163.  
  164.         Command Line Option.
  165.  
  166.           At any time in DOS, provided both ADDRESS.EXE and ADDRESS.DAT
  167.         are either in the current directory or your path, you may search
  168.         for an individual entry and have it displayed on-screen if found.
  169.         All that is necessary is to type in a last name, or partial
  170.         string, after the ADDRESS command.  For example, searching again
  171.         for 'Kral' without actually entering the program would be accomp-
  172.         lished by the following command:
  173.  
  174.                               ADDRESS KRAL     (Return)
  175.  
  176.         If found, the entry will be shown (if multiple entries were
  177.         found to satisfy the search string, you will be given the
  178.         opportunity to scroll through each), else you will be told
  179.         that it was not found. I think you'll find this one of the
  180.         most useful aspects of Quick & Easy.
  181.  
  182.  
  183.         Entering Your Data.
  184.  
  185.           Quick & Easy has both a strength and a weakness in dealing
  186.         with its entries.  Upon entering them, you need not
  187.         capitalize each name, street, and city.  After you save the
  188.         entry, the names and address are automatically set into
  189.         lowercase then the first letters of each string are
  190.         capitalized - something which is convenient, yet may result
  191.         in errors, at least compared to the way you typed them in.
  192.         For instance, if the name DePalma was entered as such, you
  193.         would later see it as Depalma.  Such errors can be changed
  194.         later on through the [C]hange Entry option available at
  195.         several points in the program.  Any changes made through the
  196.         [C]hange option become permanent, therefore overriding the
  197.         changes made previously by the [A]dd Entry option.
  198.  
  199.  
  200.         Worried About Memory?
  201.  
  202.           If you would like to see how you are doing on memory at any
  203.         time, just press 'M' at the Main Menu and in the top left-hand
  204.         corner your total available conventional memory will be shown.
  205.         If you find yourself with under 20k, consider saving your data
  206.         just in case.  There are several checks that will stop you from
  207.         unintentionally running out of memory, but it's better to be
  208.         safe than sorry.
  209.  
  210.  
  211.           That's about it; all the remaining options are self
  212.         explanatory.  Don't worry about experimenting.  The program
  213.         always asks your permission before it undertakes a destructive
  214.         or potentially destructive activity.
  215.  
  216.  
  217.         Software Agreement.
  218.  
  219.           If you find yourself using this piece of software
  220.         repeatedly, and find it to be of usefulness, I only ask for
  221.         a $10.00 payment.  This serves several purposes.  It lets me
  222.         know people are using this program, and with satisfaction,
  223.         and therefore will motivate me to continue updating and
  224.         improving Quick & Easy.  It is also some minor return for
  225.         the hours I spent on the program.  Working in software
  226.         retailing, I know that if this program were to be sold on
  227.         the shelf for $10.00, it most likely would become a popular
  228.         item (not unlike many great Shareware programs available
  229.         today).
  230.  
  231.           You are free to make unlimited copies of this program for
  232.         your use, for your friends, etc.  However, if you operate a
  233.         software  distribution service (Shareware, Public Domain
  234.         service, often  selling disks for $2.00-$5.00), I require a
  235.         one time payment of $15.00 for the right to include this
  236.         program in your library.  After all, you're making a profit
  237.         off my work.
  238.  
  239.           I hope that you will find this program enjoyable to use
  240.         and become more productive by its use.  However, and here's
  241.         the legal stuff: The program is provided "as is" without
  242.         warranty of any kind, either expressed or implied,including,
  243.         but not limited to the implied warranties of merchantability
  244.         and fitness for a particular purpose.  In addition, I cannot
  245.         guarantee that this program is free from all bugs and defects.
  246.  
  247.  
  248.         User Support and Comments.
  249.  
  250.           I would love to hear from you as to your opinions of the
  251.         program, and any recommendations for improvement.  I am
  252.         planning on releasing a version for business users, including
  253.         additional fields such as company name, note fields, additional
  254.         phone numbers, etc., but if you are interested, I can customize
  255.         this program for your personal needs.
  256.  
  257.           Please send your $10.00 registration (or $15.00 dealer
  258.         registration), comments and other communication to
  259.  
  260.  
  261.                           Scott K. Kral
  262.                           783 Lurline Drive
  263.                           Foster City, California  94404
  264.  
  265.  
  266.         I'll keep you advised of future updates and upgrades as well
  267.         as other news regarding this, and other future products.
  268.         After receiving your registration, you'll be eligible for a
  269.         free copy of the forthcoming business version of Quick &
  270.         Easy, which will be sent to you.  Thanks for your support
  271.         and I hope you enjoy Quick & Easy.
  272.  
  273.  
  274.         (c) 1990 Scott K. Kral
  275.